„Ich bin nicht da. Wenn ich wieder da bin, bevor ich zurückkomme…“ – ein Plädoyer für Abwesenheitsnotizen

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Den Spruch haben Sie bestimmt schon gehört oder gelesen „Ich bin nicht da. Wenn ich wieder da bin, bevor ich zurückkomme, sagt mir bitte, ich soll auf mich warten.“ Meist steht er auf bunten, lustigen Postkarten, die man gerne jemandem schenkt oder vorhält, wenn man nicht gestört werden möchte.

Somit stellt dieser einfache Spruch direkt eine Abwesenheitsnotiz dar – welch ein Wort für eine kurze, konzentrierte Information. Auch bekannt als Out-of-Office Message – wenigstens ist hier die Abkürzung einfacher (OoO).

Doch ist die Abwesenheitsnotiz wirklich so banal, wie sie manchmal klingt? Ich finde gerade die Erstellung einer solchen Notiz höchstkomplex. Schließlich möchte man kurz und knapp jemandem mitteilen, dass man nicht da ist, die Angelegenheit nicht bearbeiten kann, sich dieser aber nach der Rückkehr annimmt und evtl. einen Kontakt angeben, der sich vielleicht sofort darum kümmern kann.

Wenn man nun Marketinggrundlagen für gutes Email-Marketing zugrunde legt, müssen einem hier die Haar zu Berge stehen. Mindestens 3 wichtige Informationen, wenn nicht sogar 4 sollen hier in einem 2-Zeiler untergebracht werden. Und werden sogar, wie diese Beispiele zeigen:

Warum werden solche kleinen Textabschnitte so sträflich behandelt? Wahrscheinlich weil sie nicht als Teil des Gesamtmarktauftrittes gesehen werden. Jede Kommunikation sollte ansprechend, aktiv, freundlich und verbindlich gestaltet sein und dem Unternehmenscodex folgen. Bei einigen der folgenden Beispiele fragt man sich aber zu welchem Unternehmen der Absender gehört. Oder schlimmer, welches Image das Unternehmen nach innen und außen transportiert – wenn die Abwesenheitsnotiz den oben genannten Kriterien folgt.

Fühlen Sie sich von solchen Texten angesprochen? Ehrlich gesagt muss ich bei einigen schmunzeln – doch so wirklich zum Lachen ist mir dabei nicht. Vielmehr finde ich es schade, dass einer solchen Notiz so wenig Beachtung vom Absender geschenkt wird und der Empfänger sie lesen muss, um informiert zu werden. Bekäme ich eine solche Email ohne vorher den Kontakt gesucht zu haben, würde ich sie als Spam kennzeichnen. Genug der Nörgelei – was kann man tun?

Zunächst einmal ist es wichtig, genau zu definieren welche die Hauptaussage ist – wahrscheinlich die, dass das Anliegen des Kunden nicht sofort bearbeitet werden kann (nein tatsächlich nicht die, dass man nicht im Büro ist!). Gibt es eine Interimslösung, die angeboten werden kann – außer, dass die Mail nicht weitergeleitet wird.

Es könnte also in etwa so sein, wie:

Kurz und zielgerichtet

Guten Tag und vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich bin derzeit nicht im Haus, beantworte Ihr Anliegen aber umgehend nach meiner Rückkehr (*evtl. mit dem Hinweis: am DD.MM.YY). Falls Sie zeitnah Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an XYZ (Email).

Mit besten Grüßen

Kurz und persönlich

Vielen Dank für Ihre Nachricht.

Schade, dass Sie mich nicht direkt antreffen. Gerne beantworte ich Ihr Anliegen nach meiner Rückkehr. Sollten Sie zeitnah Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an XYZ (Email). 

Wir freuen uns über Ihre Email.
Mit besten Grüßen

Kurz mit personenbezogenen Daten

Guten Tag und vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich bin derzeit nicht im Haus, beantworte Ihr Anliegen aber umgehend nach meiner Rückkehr (*evtl. mit dem Hinweis: am DD.MM.YY). Falls Sie zeitnah Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an XYZ (Email).

Mit besten Grüßen

(*) Überlegen Sie genau, ob Sie personenbezogene Daten in die Abwesenheitsnotiz nehmen möchten. Das kann u.U. gegen die DSVO oder zumindest gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen. Ist es darüberhinaus notwendig, dass das Gegenüber weiß, dass Sie noch 2 Tage im Urlaub oder auf Geschäftsreise sind?

Auch hier, wenn Sie evtl. jemand sind, der statt einem langen Urlaub mehrere kurze nimmt, kann die Frage aufkommen, wieviel Urlaub sie haben. Oder auch wie häufig sie geschäftlich unterwegs sind, statt im Büro und warum Sie in diesem Kontext nicht remote auf Ihre Mails zugreifen.

Ist die Abwesenheitsnotiz wirklich geschäftsentscheidend? Wahrscheinlich nicht direkt, doch zahlt sie im Unterbewusstsein in das Unternehmensimage ein. Außerdem spricht ja nichts dagegen auch diese Kommunikation freundlich und höflich, gerne auch witzig zu gestalten. Oder?

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