Category: Allgemein

März 27th, 2019 by Sylvia Lohr

Den Spruch haben Sie bestimmt schon gehört oder gelesen „Ich bin nicht da. Wenn ich wieder da bin, bevor ich zurückkomme, sagt mir bitte, ich soll auf mich warten.“ Meist steht er auf bunten, lustigen Postkarten, die man gerne jemandem schenkt oder vorhält, wenn man nicht gestört werden möchte.

Somit stellt dieser einfache Spruch direkt eine Abwesenheitsnotiz dar – welch ein Wort für eine kurze, konzentrierte Information. Auch bekannt als Out-of-Office Message – wenigstens ist hier die Abkürzung einfacher (OoO).

Doch ist die Abwesenheitsnotiz wirklich so banal, wie sie manchmal klingt? Ich finde gerade die Erstellung einer solchen Notiz höchstkomplex. Schließlich möchte man kurz und knapp jemandem mitteilen, dass man nicht da ist, die Angelegenheit nicht bearbeiten kann, sich dieser aber nach der Rückkehr annimmt und evtl. einen Kontakt angeben, der sich vielleicht sofort darum kümmern kann.

Wenn man nun Marketinggrundlagen für gutes Email-Marketing zugrunde legt, müssen einem hier die Haar zu Berge stehen. Mindestens 3 wichtige Informationen, wenn nicht sogar 4 sollen hier in einem 2-Zeiler untergebracht werden. Und werden sogar, wie diese Beispiele zeigen:

Warum werden solche kleinen Textabschnitte so sträflich behandelt? Wahrscheinlich weil sie nicht als Teil des Gesamtmarktauftrittes gesehen werden. Jede Kommunikation sollte ansprechend, aktiv, freundlich und verbindlich gestaltet sein und dem Unternehmenscodex folgen. Bei einigen der folgenden Beispiele fragt man sich aber zu welchem Unternehmen der Absender gehört. Oder schlimmer, welches Image das Unternehmen nach innen und außen transportiert – wenn die Abwesenheitsnotiz den oben genannten Kriterien folgt.

Fühlen Sie sich von solchen Texten angesprochen? Ehrlich gesagt muss ich bei einigen schmunzeln – doch so wirklich zum Lachen ist mir dabei nicht. Vielmehr finde ich es schade, dass einer solchen Notiz so wenig Beachtung vom Absender geschenkt wird und der Empfänger sie lesen muss, um informiert zu werden. Bekäme ich eine solche Email ohne vorher den Kontakt gesucht zu haben, würde ich sie als Spam kennzeichnen. Genug der Nörgelei – was kann man tun?

Zunächst einmal ist es wichtig, genau zu definieren welche die Hauptaussage ist – wahrscheinlich die, dass das Anliegen des Kunden nicht sofort bearbeitet werden kann (nein tatsächlich nicht die, dass man nicht im Büro ist!). Gibt es eine Interimslösung, die angeboten werden kann – außer, dass die Mail nicht weitergeleitet wird.

Es könnte also in etwa so sein, wie:

Kurz und zielgerichtet

Guten Tag und vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich bin derzeit nicht im Haus, beantworte Ihr Anliegen aber umgehend nach meiner Rückkehr (*evtl. mit dem Hinweis: am DD.MM.YY). Falls Sie zeitnah Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an XYZ (Email).

Mit besten Grüßen

Kurz und persönlich

Vielen Dank für Ihre Nachricht.

Schade, dass Sie mich nicht direkt antreffen. Gerne beantworte ich Ihr Anliegen nach meiner Rückkehr. Sollten Sie zeitnah Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an XYZ (Email). 

Wir freuen uns über Ihre Email.
Mit besten Grüßen

Kurz mit personenbezogenen Daten

Guten Tag und vielen Dank für Ihre Nachricht.

Ich bin derzeit nicht im Haus, beantworte Ihr Anliegen aber umgehend nach meiner Rückkehr (*evtl. mit dem Hinweis: am DD.MM.YY). Falls Sie zeitnah Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an XYZ (Email).

Mit besten Grüßen

(*) Überlegen Sie genau, ob Sie personenbezogene Daten in die Abwesenheitsnotiz nehmen möchten. Das kann u.U. gegen die DSVO oder zumindest gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen. Ist es darüberhinaus notwendig, dass das Gegenüber weiß, dass Sie noch 2 Tage im Urlaub oder auf Geschäftsreise sind?

Auch hier, wenn Sie evtl. jemand sind, der statt einem langen Urlaub mehrere kurze nimmt, kann die Frage aufkommen, wieviel Urlaub sie haben. Oder auch wie häufig sie geschäftlich unterwegs sind, statt im Büro und warum Sie in diesem Kontext nicht remote auf Ihre Mails zugreifen.

Ist die Abwesenheitsnotiz wirklich geschäftsentscheidend? Wahrscheinlich nicht direkt, doch zahlt sie im Unterbewusstsein in das Unternehmensimage ein. Außerdem spricht ja nichts dagegen auch diese Kommunikation freundlich und höflich, gerne auch witzig zu gestalten. Oder?

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Dezember 3rd, 2018 by Sylvia Lohr

Kennen Sie all Ihre Fähigkeiten? Sicher?

Keine Zeit zum Lesen? Dann hören Sie einfach den Blogcast: 


Von Zeit zu Zeit wird sich jeder mit der Frage beschäftigen, ob das was man jeden Tag macht auch wirklich erfüllt. Oder ob die Fähigkeiten gar woanders liegen und sie noch nicht ausgeschöpft sind. Darauf folgt häufig der Gedanke, sich damit zu beschäftigen, wenn man mal Zeit hat. Nun kann entweder die Idee eines Sabbatical auftreten oder der Verschiebungsmodus wird eingeschaltet – bis zum nächsten Urlaub.....

Klar, wer reflektiert schon gerne, wenn er in der täglichen Routine steckt. Und doch gibt es eine kurzweilige und interessante Möglichkeit seine eigenen Fähigkeiten neu zu entdecken oder bestätigt zu bekommen. Mit dem Life/Work Planning (LWP).

Zugegeben, es ist keine neue Methode. Doch sind wir mal ehrlich - was ist heute schon wirklich grundlegend neu. Es geht doch mehr und mehr darum, bereits vorhandene Methoden in die aktuelle Situation zu übersetzen. Und das kann auch mit LWP gelingen.

Seine Fähigkeiten kennenlernen und einschätzen

Per Definition wird das LWP hauptsächlich als Methode zur Arbeitssuche genannt. Doch kann es so viel mehr, geht es doch darum, sich selbst evtl. besser kennenzulernen, neu einzuschätzen oder zu bestätigen. Und das kann und ist bestimmt wertvoll in allen Lebens- und Arbeitsstationen. Beim LWP geht es vorallem darum ein Umfeld zu finden, in dem man sich wohlfühlt, sein Wissen und Können einbringen kann und Menschen trifft, mit denen man sich weiterentwickelt.

Somit eignet sich die Methodik für alle Menschen, die sich neu orientieren möchten, ein Ehrenamt suchen, ein neues Netzwerk aufbauen möchten - oder auch einfach mal neugierig auf Neues sind. Aber auch für Menschen und Teams im agilen Arbeitsumfeld. Gerade wenn es darum geht, neue Teams aufzusetzen, sich Neuem zu stellen, ist es hilfreich seine Fähigkeiten zu überprüfen und die eigene Einstellung anzupassen.

Es geht hier vollumfänglich um jeden Einzelnen. Mithilfe der 3 folgenden Schritten soll das Umfeld gefunden werden, das man sich wünscht: 

  1. Was kann ich, was will ich?
  2. Wo will ich mich einbringen? Wo kann ich Gleichgesinnte finden?
  3. Wie kann ich 1 und 2 verknüpfen, um mein Ziel zu erreichen?

Im ersten Schritt kann es helfen, sich mit Menschen zusammenzusetzen, die möglichst fremd sind. Erzählen Sie z.B. eine Geschichte aus Ihrem Leben, in der Sie ein Ziel hatten und lassen Sie die Menschen rückspielen, welche Fähigkeiten Sie unbewusst in dieser Situation genutzt haben, um sie zu lösen. Sie werden erstaunt sein, welche Fähigkeiten selbst jene in Ihnen entdecken, die sie noch gar nicht kennen.

Dann überlegen Sie sich im zweiten Schritt, wo ein Umfeld sein kann, in dem Ihre Fähigkeiten am besten zur Geltung kommen. Recherchieren Sie, sprechen Sie mit Freunden, Familie, Fremden, um auch deren Einschätzung und Erfahrung zu nutzen.

Im dritten Schritt suchen Sie nach Gleichgesinnten in den ausgewählten Organisationen, Unternehmen, Netzwerken. Der kleinste gemeinsame Nenner bringt hier den Einstieg in ein Gespräch evtl. auf Veranstaltungen, auf denen man sich kennenlernt oder über Empfehlungen. Und so erfährt man dann im Gespräch mehr über das Umfeld und kann einordnen, ob es wirklich zur eigenen Planung passt.

Das sind alles keine neuen Ideen, werden Sie nun vielleicht sagen. Stimmt, wie schon gesagt – ich finde es immer wieder spannend, bereits vorhandene Methoden und Strategien auf das jeweils Aktuelle anzupassen – und dabei auch über den Tellerrand zu schauen. Und so kann man auch LWP nutzen, über die eigentliche Definition hinweg. Und ganz ehrlich – gerade der 1. Schritt kann Augen öffnen und manch einem auch dabei helfen Neues auszuprobieren. Und es kann helfen, sich in heterogenen Teams wohlzufühlen, zurechtzufinden und seine Stärken entsprechend einzusetzen.

Natürlich führt auch dieser Weg nicht ins Paradies, Kompromisse muss man immer eingehen, doch je weniger je besser, oder?

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November 13th, 2018 by Sylvia Lohr

Keine Zeit zum Lesen? Dann hören Sie den Blogcast.


 

Pendeln ist immer anstrengend, werden sie jetzt sagen. Es raubt Zeit, kostet Geld und man kann sich oftmals nicht darauf verlassen, dass man wirklich glatt durchkommt – ob per Auto oder ÖVP.

Stimmt, und doch kann man dem Pendeln oder auch den Geschäftsreisen etwas abgewinnen. Glauben sie nicht? Habe ich auch nicht glauben können – bis ich einen Job hatte mit Büroanwesenheit in Köln, Reisen innerdeutsch und Privatleben in Frankfurt.

Ich hätte bis Anfang 2017 nie gedacht, dass ich einmal Zugfahren dem Fliegen vorziehen würde. Sobald ich nun aber auf meinem Platz sitze, kann ich die Zeit selbst bestimmen. Ich entscheide ob ich ein Buch, eine Zeitung oder meine Emails lese. Während ich das tue, werde ich von A nach B gefahren, ohne mich um den Weg kümmern zu müssen. Und bitte schön – das habe ich weder zu Hause noch im Büro!

Reisen bildet und hilft dabei, sich selbst weiterzuentwickeln

Menschen reisen gerne, zumindest privat. Das tun sie um etwas Neues zu entdecken, sich weiterzubilden oder einfach mal um den Alltag hinter sich zu lassen. Warum werden diese Attribute eigentlich selten auch für Geschäftsreisen angewendet?

Seit über 20 Jahren reise ich hauptsächlich geschäftlich – und habe dabei auch viele private Momente erlebt. Ich sehe das Reisen als Privileg, immer noch. Ja, manchmal ist es auch stressig und sehr ermüdend. Nicht nur wenn wirklich auch Zeitunterschiede eine Reise bestimmen, sondern auch innerdeutsch überfüllte Züge, lange Schlangen am Security-Check, Verspätungen, Regen, Wind….

Was ist das Positive an Geschäftsreisen?

Auf einer Reise gibt es auch immer wieder Unerwartetes, so wie die Dame letztens im Zug „Köln – Frankfurt“, die mir auf einmal von ihrer Tochter erzählte, die in Indien Aufklärungsarbeit für Frauen leistet. Oder eine Zugcrew, die vor guter Laune nur so platzte und alle Reisenden an der Verabschiedung eines Kollegen teilhaben ließen. Oder letztens eine Dame, die zufällig mitbekam, dass ich auf dem Weg zu einem Jobinterview war, und mir einfach viel Glück wünschte.

Außerdem bedeuten Geschäftsreisen immer Treffen mit Kollegen, mit denen ich gemeinsam an Projekten arbeite. Und die ich sonst selten sehe und wir uns somit immer viel zu erzählen haben.

Diese Möglichkeit immer wieder wechselnd mit anderen Menschen und Charakteren zusammenzutreffen, ist ein großer Vorteil des Reisens. Man lernt Sachverhalte aus anderen Blickwinkeln zu sehen, kann die Reisezeit dazu verwenden, darüber nachzudenken und es einzuordnen.

Doch wie sieht die andere Seite der Medaille aus?

Natürlich leidet das familiäre und freundschaftliche Privatleben. Das häufige Fehlen von zu Hause stellt jeden, den Reisenden aber auch die Familie und Freunde vor große Herausforderungen. Es gilt die gemeinsame Zeit bewußt zu erleben, auch schon bewußt zu planen und zu gestalten.

In Zeiten der permanenten Verfügbarkeit ist es zumindest möglich, täglich miteinander zu telefonieren oder sich via Facetime oder Skype zu sehen. Und doch kann das Gefühl aufkommen, dass man nicht mehr teilnimmt am Leben des anderen. Man müde ist sich immer wieder auf neue Umgebungen und Menschen einlassen zu müssen oder aus dem Koffer zu leben.

4 Tipps, um ihr Reiseleben zu erleichtern

Es gibt bestimmt kein Allgemeinrezept, denn das hängt von der jeweiligen Persönlichkeit aber auch dem individuellen Umfeld ab.

  1. Mir hilft meine Einstellung zum Reisen: das Interesse an Neuem und dem Wunsch das, was ich erlebe, aber auch das, was meine Familie und Freunde erleben, zu teilen. Um das tun zu können, ist es wichtig, hierfür Raum zu schaffen. D.h. möglichst den ersten gemeinsamen Abend in der Woche genau für diesen Austausch zu reservieren. Da hat nichts anderes Platz, als sich aufeinander zu konzentrieren und das Erlebte miteinander zu teilen. Das schafft Nähe und Vertrauen, was evtl. während der Tage der Abwesenheit zu kurz kommt. Somit sind dann die folgenden gemeinsamen Tage frei von Geschäftsthemen und man kann sich voll auf das Private konzentrieren.
  2. Die Reisezeit an sich als freie Entscheidungszeit zu sehen, in die kein anderer Eingriff hat, hilft den eigentlichen Reisestress zu minimieren. Aber auch wie in diesem WiWo Artikel kurz beschrieben, sich vorzubereiten und Freiraum zu schaffen. 
  3. Wenn man sehr häufig oder auch wochenweise bei Kundenprojekten arbeitet, lebt man wiederum fast ausschließlich in Hotels. Um sich hier ein privates Umfeld zu schaffen, kann es helfen etwas Persönliches von zu Hause mitzunehmen, ein Bild, ein Buch, ein Kissenbezug, was auch immer.
  4. Vielleicht ist es ja sogar möglich, dass Familie, Freunde, Partner ein paar Tage dabei sind, während sie beim Kunden arbeitet. Somit können sie den Abend gemeinsam verbringen und direkt Eindrücke teilen.

Fazit

Reisen oder Pendeln ist anstrengend – keine Frage. Doch die eigene Haltung dazu kann helfen den Stress etwas einzudämmen und das Positive aus der Reisezeit zu erkennen und mitzunehmen.  

In diesem Sinne – viel Spaß und positive Eindrücke auf ihren Reisen.

Für alle, die noch mehr lesen wollen:

Reisetips auf Spiegel.de: Business Travel

Reisezeitvertreib auf Reader’s Digest

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